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Ein Interview mit Udo Maar

Wie beeinflusst unsere Umgebung unsere Arbeitsweise und die Unternehmenskultur? Ich habe z.B. mal in einem großen Büro gearbeitet, das um einen großen Lichthof herum gruppiert war. D.h., das Büro war ein Schlauch in Form eines Vierecks mit einem Loch in der Mitte. Ihr könnt Euch vorstellen, dass sich daraus einige Probleme für die Kommunikation ergaben. Denn man musste quasi immer „außen herum“ laufen, es gab kein Zentrum und keine direkten Wege zu anderen Teams. Noch verzwickter wurde es, als eine weitere Etage im Gebäude angemietet wurde…

Da ich schon mehrere spannende Diskussionen mit Udo Maar (Architekt, Workplace Consultant, Business Coach und Freund von mir) hatte – über das Für und Wider von Großraumbüros und darüber, wie die äußere Umgebung unsere Arbeitsweise prägt und umgekehrt – haben wir mal ein offizielles Interview für Büronymus gemacht. Here goes:

Udo, was macht eigentlich ein Workplace Consultant?

Ich beschäftige mich mit Bedarfsanalysen und erstelle Anforderungsprofile von architektonischen Projekten in der Arbeitswelt, z.B. bei Firmenumzügen oder räumlichen Veränderungen. Ich sehe mich auch als eine Art Kommunikator zwischen Architekt und Bauherr.

Dazu muss ich bei den Kunden unter die Haut kommen: verstehen, wie sie funktionieren und interagieren, ihre Kultur kennenlernen. Es geht darum, Bedürfnisse zu erkennen, die dann ihren Niederschlag in der räumlichen Umsetzung finden. Oft geht es auch darum, Veränderungsprozesse zu begleiten oder eine Teamentwicklung, da eine räumliche Komponente hereinzubringen. Die Frage ist: Wie muss sich das räumliche Umfeld anpassen, um unserer Arbeitsweise zu entsprechen oder umgekehrt?

Aus Deiner Sicht: Formt das Büro uns und oder wir das Büro?

Ja. ☺ Beides stimmt. Ich habe das schon erlebt, das in konventionellen Büros auch der Teamgeist sehr konventionell war. Das ist eine Chicken-and-egg-Frage. Ich weiß nicht, was zuerst da war. Man kann mit räumlichen Veränderungen eine Firmenkultur verändern. Oder aber eine Architektur an eine Firmenkultur anpassen. Ich habe es einmal erlebt, dass der Auftraggeber das erkannt hat und die räumliche Veränderung zum Katalysator für die neue Kultur wurde.

Aber genauso gehe ich in Firmen mit langen Fluren und kleinen Kämmerchen – und diese Kämmerchen existieren dann auch in den Köpfen. Innerhalb eines Unternehmens habe ich unterschiedliche räumliche Konzepte gesehen. Und dort war auch die Firmenkultur unterschiedlich, obwohl das dieselbe Firma war.

Was sind denn aktuelle Trends? Wohin geht die Reise?

Der Trend geht zu Hybridlösungen. Die Produktivität ist wichtig, aber auch private Rückzugsorte. Ich sehe einen großen Konflikt: Einerseits ist unsere Arbeitsweise hochdynamisch, es wird viel Kommunikation betrieben, Meetings, Telefonate, E-Mails.

Die Art und Weise, wie wir Büros nutzen, ist andererseits sehr statisch. Das Büro wird einmal eingerichtet, jeder bekommt seinen Arbeitsplatz zugewiesen und der darf nicht mehr verändert werden.

Wie arbeitest Du denn selbst am liebsten?

Ich habe mein Leben lang in Großraumbüros gearbeitet. Das Wort mag ich nicht so, das ist negativ konnotiert. Ich verwende lieber den Begriff Open Plan. Ich habe auch Einzel- und Gruppenbüros kennengelernt. Das waren meine schlimmsten Erfahrungen.

Warum?

Im Einzelbüro schlägst du irgendwann mit dem Kopf gegen die Wand. Und Gruppenbüros sind das Schlimmste, werden aber leider in Deutschland favorisiert. Jede Bewegung, jedes Gespräch eines anderen reißt dich aus deiner Konzentration.

In einem gut designten (!) Open Plan hingegen lerne ich, diese Störungen nicht mehr als Störungen wahrzunehmen. Das ist dann wie ein Bewegungs- und Geräuschteppich, mit dem man lernt umzugehen. Das ist keine Ablenkung. Ein bisschen, als ob man an der Autobahn wohnt und das nach einiger Zeit nicht mehr hört.

Der Vorteil des Open Plan: Man ist ins Team eingebunden, es gibt einen sofortigen Austausch, man weiß immer, was passiert, wer ist anwesend. Und in einem gut designten Open Plan habe ich immer die Möglichkeit, mein Arbeitsumfeld an meine Arbeitsweise anzupassen – also den Platz zu wechseln. Es sind alternative Arbeitsplatzangebote da.

Denn das ist der große Nachteil von fest zugewiesenen Arbeitsplätzen: Der Schreibtisch wird als idealer Arbeitsplatz für alle Tätigkeiten des Tages angesehen. Im Laufe des Tages gibt es aber administrative Tätigkeiten, das Abarbeiten von E-Mails, konzentrierte Tätigkeiten wie Texte oder Berichte, mal brauche ich kreativen Input, mal sitze ich mit dem Team zusammen, ich pflege soziale Verbindungen, telefoniere. Der Büroarbeiter von heute macht eine Vielzahl von Tätigkeiten. Das Einzelbüro kann diese Anforderungen nicht erfüllen.

Ein einzelner Schreibtisch im Großraumbüro allerdings auch nicht. Der gut designte Open Plan bietet ein Angebot an vielen Möglichkeiten: Für E-Mails oder administrative Arbeiten reichen mir 0,5 m2 an Platz, den Rest kann ich an mein Team abgeben. Mache ich gerade eine Recherche, habe viele Unterlagen um mich herum, brauche ich vielleicht 3 m2, einen großen Tisch, wo ich mich ausbreiten kann. Danach gibt es einen intensiven Austausch im Team. Vielleicht will ich ein persönliches Telefonat führen, dann gehe ich aus dem Team heraus. Fürs konzentrierte Arbeiten nehme ich mein Laptop und suche mir einen Ort, an dem ich ungestört arbeiten kann. Stichwort Laptop: Es ist natürlich entscheidend, dass die Technologie diese mobile Arbeitsweise unterstützt.

Leider habe ich es oft erlebt, dass Klienten moderne Bürokonzepte umgesetzt haben, aber an der Technologie gespart haben. Das erlaubt den Mitarbeitern dann nicht, diese Raumangebote schnell und unkompliziert in Anspruch zu nehmen. Ich muss mit meinem Laptop im Konferenzraum sofort eine Präsentation an die Wand bekommen. Oder mich in einer Phone Box sofort in eine Telefonkonferenz einklinken können. In vielen Unternehmen zieht die Technik nicht mit – und dann werden die Angebote nicht genutzt. Als Workplace Consultant arbeite ich also idealerweise Hand in Hand mit der IT-Abteilung.

Ich persönlich habe sehr negative Erfahrungen mit Großraumbüros gemacht. Sollte man nicht dem Mitarbeiter selbst die Entscheidung überlassen, wo er gern arbeitet?

Nein, es ist ganz wichtig, jeden mitzunehmen, wenn man aus einem konventionellen in ein modernes Bürokonzept wechselt. Die Entscheidung, ob man in ein Einzelbüro geht oder nicht, kann man nicht dem einzelnen Mitarbeiter überlassen. Man hat sonst permanente Diskussionen darüber, wer welche Form von Arbeitsplatz bekommt und wer nicht. Nur bei funktionalen Gründen würde ich das einsehen, aber nicht bei persönlicher Präferenz. In Deutschland würde sich sowieso ein Großteil der Leute fürs Einzelbüro entscheiden. Das hätte immense Auswirkungen, man braucht unter Umständen auch viel mehr Platz. Dadurch fallen dann die alternativen Raumangebote weg.

Es ist ja so: Wenn die Wände heruntergerissen werden, gibt jeder ein Stück seines Bereiches ab. Dafür gibt es dann besser ausgestattete Besprechungs- und Teamarbeitsräume, Aufenthaltsbereiche usw. Das Einzelbüro kann all diese Funktionalitäten nicht aufnehmen. Und wenn einige Leute ins Einzelbüro ziehen, womöglich noch auf einer anderen Etage, sind sie nicht mehr Teil des Teams. Das ist eine grundsätzliche Entscheidung abhängig von der Vision und Firmenkultur.

Wie wirkt sich die Architektur des Büros auf die Firmenkultur aus? Kannst du einige Beispiele nennen?

Ich habe mal für eine Anwaltskanzlei gearbeitet, aus einem sehr traditionellen Arbeitsumfeld. Wir haben gemeinsam ein Change Management Programm absolviert und dann über die gesamte Projektlaufzeit zwei Konzepte parallel laufen lassen: einmal das traditionelle Bürokonzept, also immer zwei Anwälte pro Zimmer, und dann den open plan mit Zusatzangeboten. Das Gebäude sollte immer gleich groß sein. Wir haben für beides immer wieder das Für und Wider abgewogen und mit der Vision der Firmenkultur verglichen. Darin ging es vor allem darum, junge Talente zu fördern, ein Mentoring-Programm zu etablieren. Die Partnerschaft hat sich deswegen für den Open Plan entschieden. Das bedeutete: Kein einziger Anwalt bekam mehr ein Einzelbüro.

Zwei Jahre später habe ich mit dem Facility Manager gesprochen. Er war sehr beeindruckt, wie sich die Firmenkultur verändert hatte: hin zu einer sehr offenen Kommunikation, junge Mitarbeiter fühlten sich sehr wertgeschätzt, waren sehr nah dran am Geschehen, durften ihrer Stimme Raum geben. Es gab kaum noch hierarchische Unterschiede, da die Senior-Rechtsanwältin mit den Kids, die frisch von der Uni kamen, zusammen saß.

Ein anderes Mal ging es um das Headquarter eines Schifffahrtsunternehmens. Sie hatten festgestellt, dass sie an Land wie auf See operierten: Oben saß der Kapitän und führte, die Matrosen weiter unten führten aus. Bis sie mitbekamen, dass diejenigen, die am Kunden dran sind, ja die Leute im Callcenter sind. Sie standen allerdings in der Hierarchie ganz unten.

Parallel zu unserem architektonischen Projekt wurde also die Hierarchiepyramide auf den Kopf gestellt: Das Callcenter kam an die Spitze und der Kapitän musste dem folgen, was aus dem Callcenter kam.

Dabei kamen Fragen auf wie: Wie kann ein Manager es seinem Team ermöglichen, offen und frei zu reden, wie werden kritische Informationen nach oben weitergereicht, wie bekommt man Transparenz ins Unternehmen, damit Kommunikation nicht nur von oben nach unten funktioniert, sondern das Management auch lernt, den Teams zuzuhören.

Diese Veränderungen hatten auf unser Projekt und seine Umsetzung einen massiven Einfluss. Wir haben Dinge mit symbolhaftem Charakter umgesetzt. So war die Führungsetage nicht mehr oben mit dem schönsten Ausblick, sondern mittendrin. In die Eckbüros, die begehrten corner offices, kamen nicht Managementbüros, sondern allgemeine Besprechungsbereiche.

Auch das Arbeitsumfeld für das Callcenter wurde ganz stark angepasst. Dazu muss man wissen, dass dort ein stark reglementierter Ablauf herrscht. Pausen sind meist kurz und müssen dem Management mitgeteilt werden, damit die Erreichbarkeit der Hotline immer gewährleistet ist. Deshalb bekam das Callcenter einen eigenen Pausenbereich, der auf kurzem Weg zu erreichen war, damit nicht für eine Pause von fünf oder zehn Minuten schon ein Drittel der Zeit aufgewendet werden musste, um von A nach B zu kommen. Der Bereich war auch sehr attraktiv gestaltet: zentral, luftig, hell, mit schönem Design. Also kein muffiges Kabuff am Ende eines Ganges. Es gab Barhocker und hohe Tische, kleine Tische, Sofas, Magazine, eine Ecke mit einer Spielekonsole. Die Direktorin des Callcenters hatte sich auch massiv für ihre Mitarbeiter eingesetzt.

Es war klar, wo die Firma hinwollte mit ihrer Firmenkultur und wir konnten das dann mitumsetzen. Wichtig war, dass die Entscheidung aus der Führungsetage kam und dort mitgetragen wurde. Wenn ein Open Plan umgesetzt wird, gilt der für alle. Wenn es heißt: Das gilt für alle, aber für die Führungskräfte nicht, verwässert das Konzept. Das ist also kritisch für den Erfolg. Natürlich gibt es andere Anforderungen in der Führungsetage, z.B. an Geheimhaltung, strategische Dinge werden nicht vor allen besprochen. Auch gewisse Statuselemente wurden berücksichtigt. Die Lösung war dann ein Open-Plan-Konzept innerhalb des Open Plan. Der Führungsbereich war offen mit Glastüren, wo man wusste, es ist offen, das Management verschanzt sich nicht, aber ich gehe auch nicht täglich auf dem Weg zur Kantine dort durch.

Natürlich gab es auch kritische Stimmen, vor allem aus dem Mittelmanagement, denn das verliert am meisten. Die Führungsetage hat meist weniger Probleme. Daher ist es wichtig, das Mittelmanagement im Veränderungsprozess mitzunehmen und zu beteiligen. Zumindest konnten wir erreichen, dass auch diejenigen, die anfangs vehement dagegen waren, die Vorteile gesehen haben und gespannt und offen in den Open Plan gegangen sind.

Was magst du an diesem Job? Was ist der höhere Sinn für dich? Was bereitet dir Freude?

Genauso wie bei meiner Arbeit als Business Coach arbeite ich intensiv mit Menschen und beschäftige mich mit ihren Bedürfnissen. Das mag ich sehr. Herauszufinden, was Menschen wirklich wollen, und sie auf dem Weg zu einer eigenen Lösung zu begleiten, ist für mich eine sehr schöne Arbeit. Ich bemühe mich darum, nicht mit vorgefertigten Lösungen daher zu kommen, obwohl es natürlich bewährte Konzepte gibt, die ich mit meinen Klienten diskutiere. Aber mir geht es sowohl auf menschlicher als auch organisatorischer Ebene um individuelle Lösungen.

Ich finde es natürlich auch sehr spannend, mich mit sehr unterschiedlichen Firmen auseinanderzusetzen und die jeweilige Firmenkultur kennenzulernen. So habe ich lernen können, was Banker, Rechtsanwälte aber auch IT Start-Ups und öffentliche Verwaltungen beschäftigt. Es ist schon interessant, wo da Gemeinsamkeiten und wo auch große Unterschiede liegen können.

Außerdem mag ich natürlich gutes Design. Das kommt noch aus meiner Zeit als Architekt und Interior Designer. Und wenn dann noch das Design wirklich der Funktion folgt, finde ich das sehr spannend. Das gilt in der Gebäudearchitektur genauso wie in Bürowelten. Es macht dann auch Spaß, kommunikativ mit Bauherren und guten Architekten zusammenzuarbeiten.

Die meisten Menschen verbringen einen großen Teil Ihrer Lebenszeit am Arbeitsplatz. Ist es da nicht sinnvoll, sich Gedanken darüber zu machen, wie dieser aussehen und funktionieren soll? 😉 Wenn ich mich mit Freunden unterhalte, muss ich immer wieder hören, dass gerade in mittelständischen Unternehmen da noch einiges im Argen liegt. Da würde ich mir für mich wünschen, dass ich da die eine oder andere Veränderung begleiten könnte. Für mich ist es sehr befriedigend, wenn Mitarbeitende einer Firma sich gehört und vielleicht sogar verstanden fühlen. Wenn wir es dann auch noch gemeinsam schaffen, die gebaute Lösung entsprechend zu beeinflussen, dann ist das für mich ein erfolgreiches Projekt.

Lydia, ich danke Dir für dieses tolle Gespräch.

(Und hier noch ein Link für die Introvertierten unter uns: „Wie man im Großraumbüro überlebt“)

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